S blížícím se koncem roku se nejen vodárenské společnosti stále intenzivněji připravují na zavedení kontrolního hlášení, které bude pro české plátce DPH znamenat povinnost s účinností od 1. ledna 2016 elektronicky podávat další výkaz pro účely DPH. V návaznosti na tuto významnou změnu společnost Deloitte ve spolupráci se sdružením SOVAK uspořádala 10. listopadu 2015 online DPH webcast orientovaný na praktické aspekty přípravy se zohledněním specifik vodárenských společností.
Kontrolní hlášení jako „záznamní evidence“
O kontrolním hlášení se často zjednodušeně mluví jako o (modifikované) záznamní evidenci, a proto si v první fázi většina plátců DPH do důsledků neuvědomila skutečný rozsah nutných příprav.
Faktem ovšem je, že ne veškeré údaje, které jsou kontrolním hlášením požadovány, v současné době plátci DPH sbírají, protože doposud podávaná daňová přiznání takto podrobné informace nevyžadovala. Hlavním záměrem webcastu bylo ukázat, že příprava na kontrolní hlášení nespočívá pouze v (nezbytné) úpravě informačního nebo účetního systému, ale v řadě případů vyžaduje také změnu interních účetních postupů nebo různých fakturačních dohod s obchodními partnery.
Kontrolní hlášení jako úkol pro celou společnost
Během praktické části webcastu byly představeny příklady nejčastějších problémů, které mohou být relevantní zejména pro vodárenské společnosti a které by měly být do konce tohoto roku prioritně vyřešeny. Ukazuje se, že kontrolní hlášení nebude úkol pouze pro finanční oddělení, ale v určité míře může být potřeba zapojit i další útvary například v souvislosti se sběrem údajů o obchodních partnerech.
1) Dávkové účtování tržeb ze zákaznického systému
Vodárenské společnosti mají obvykle široké spektrum zákazníků. Proto bývá jejich fakturace řešena mimo účetnictví v rámci nejrůznějších zákaznických systémů. Do účetního systému pak vstupují jen dávkou účtovaná kumulovaná data na denní, příp. týdenní bázi, s tím, že plný detail jednotlivých faktur zůstává pouze v zákaznickém systému. V účetnictví tak chybí podrobné informace o jednotlivých fakturách (evidenční číslo, DUZP, částka atd.). U vodárenských společností tak často dochází k tomu, že faktury přijaté a vydané se chovají rozdílně (zatímco přijaté faktury v účetnictví najdeme, ty vydané zůstanou evidovány pouze v zákaznickém systému). Zpracování kontrolního hlášení však vyžaduje, aby data z obou systémů byla integrována dohromady.
Nepochybně existuje možnost, aby byla data migrována do účetnictví v plném detailu, nicméně toto řešení nebývá často přijatelné z jiných důvodů (např. přehlcení účetnictví velkým množstvím dat). Jiným řešením může být data separátně exportovat ze všech systémů a propojit je v některém na trhu dostupném externím nástroji. Tímto nástrojem může být např. propracovaný Excel s naprogramovanými makry, nebo informační software vyvinutý přímo pro zpracování celé DPH agendy.
2) Rozlišení oddílů A.4 a A.5
V případě vydaných faktur s DPH přichází v úvahu jejich uvedení ve dvou částech kontrolního hlášení (oddíl A.4 a A.5), a to v závislosti na typu dokladu, částce a osobě odběratele. Z pokynů ke kontrolnímu hlášení vydaných daňovou správou vyplývá, že do části A.4 kontrolního hlášení se uvádí tzv. „velké faktury“, tj. případy, kdy společnosti vznikla povinnost vystavit daňový doklad a zároveň je částka na dokladu vyšší než 10 000 Kč včetně DPH. Konkrétně se to týká situací, kdy je zákazníkem plátce DPH nebo podnikatel, který ještě plátcem DPH není (tj. podnikatel-neplátce).
Všechny ostatní případy, tj. ty které nespadají do oddílu A.4 (tj. např. faktury vystavené nepodnikatelům, faktury do 10 000 Kč včetně DPH, interní odvody DPH přes doklady o použití apod.), nebudou uváděny v detailu, ale pouze kumulativně jednou souhrnnou částkou za celé zdaňovací období (tj. kalendářní měsíc) v oddílu A.5.
Tímto krokem chtěla daňová správa plátcům DPH nejspíše ulehčit práci, ale pro velké společnosti představuje toto dělení vystavených faktur do dvou oddílů komplikaci. Společnosti totiž obvykle mají přehled o tom, že jejich zákazník je v době uzavření smluvního vztahu plátce (jeho DIČ se pak jednoduše uloží do kmenových dat společnosti), ale již nezískává údaje o zákaznících typu podnikatel-neplátce. Daňová správa bude však nově požadovat, aby do kontrolního hlášení bylo uváděno DIČ i tohoto typu zákazníků (jejich obecné DIČ přidělené z titulu daně z příjmů fyzických osob). To však nebývá k dispozici. Ve společnostech je proto potřeba nastavit takový interní postup, který zajistí sběr těchto dat. Například upravit šablony smluv se zákazníky a instruovat zákaznická centra, aby tyto údaje sbírala.
3) Flexibilita reakcí na případné výzvy správce daně
Vzhledem k velkému množství odběratelů vodárenských společností existuje relativně vyšší riziko, že někteří z nich vykáží faktury za vodné/stočné chybně. Z toho důvodu nedojde ke spárování údajů vykazovaných vodárnou a zákazníkem během křížové kontroly kontrolních hlášení podaných oběma stranami. Výsledkem mohou být časté výzvy k vysvětlení ze strany správce daně. Lhůta na reakci na takovou výzvu je pouhých 5 kalendářních dnů, přičemž platí, že tuto lhůtu nelze za žádných okolností prodloužit. Z toho vyplývá, že je nezbytné, aby nástroj, ve kterém je kontrolní hlášení zpracováváno, byl dostatečně pružný, flexibilní, uchovával provedené změny a umožňoval automatizované vyhledávání potřebných dat (přes funkci filtrování, třídění, editaci dat apod.). V těchto situacích se proto lépe osvědčují databázová řešení než pouhý Excel.
V souvislosti s tímto je také vhodné doporučit úpravu interních postupů při vyzvedávání zpráv z datové schránky společnosti (např. proškolit zaměstnance, který datovou schránku vyzvedává, aby rychle rozpoznal výzvu správce daně ke kontrolnímu hlášení, nebo naopak nevybírat schránku před státními svátky nebo víkendem).
4) Obecné problémy
Jedny z hlavních párovacích znaků při křížových kontrolách budou evidenční čísla dokladu a datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP). Jedná se tedy o klíčové prvky kontrolního hlášení.
Evidenční číslo dokladu v účetním systému nebývá ve valné většině společností u přijatých faktur evidováno, protože místo něho se do účetnictví vkládá spíše variabilní symbol kvůli automatickému placení. V mnoha případech se variabilní symbol s evidenčním číslem dokladu shoduje, ale zároveň existují případy, kdy tomu tak není. Některé účetní systémy momentálně nemají volné pole, kam by se evidenční číslo dokladu mohlo uvádět, nebo nepovolují vložit potřebný počet znaků, písmena, lomítka, vedoucí nuly atd. Toto by mělo být s předstihem nastaveno a ošetřeno přímo v účetním systému. Zároveň by mělo být účetní oddělení instruováno, aby evidenční číslo dokladu nově do systému zadávalo.
Co se týče DUZP, v případě přijatých faktur s DPH je DUZP okamžik, kdy dodavateli dané společnosti vznikla povinnost přiznat daň. DUZP však není z pohledu příjemce faktury pro DPH důležité, protože k možnosti nárokovat si DPH na vstupu dochází až s faktickým přijetím dokladu. Prakticky se potom může stát, že dodavatel vykáže plnění v DPH přiznání a kontrolním hlášení odlišném od toho, v němž předmětnou transakci vykáže příjemce plnění.
S tímto daňová správa samozřejmě počítá. S čím však počítá také je, že příjemce plnění sice vykáže transakci později, ale s DUZP stejným jako dodavatel (např. v prosincovém kontrolním hlášení bude uvedeno listopadové DUZP). Komplikace nastává v kontextu toho, že příjemce plnění momentálně nepotřebuje DUZP v účetním systému vůbec evidovat a většinou ani nemá ve svém účetním systému dostatek datových polí. Naprosto klíčové je tedy ověřit, jaká datumová pole jsou v systému k dispozici, jaká data do konkrétních polí účetní skutečně zadávají a jaká je jejich provázanost na případné další transakce (automatický výpočet splatnosti, platba faktur apod.).
Výše popsané problematické oblasti jsou to hlavní na co se zaměřit v těchto dnech, nejedná se však zdaleka o vyčerpávající výčet. Kontrolní hlášení je novinkou pro nás všechny, a proto je nejvhodnější sestavit si kontrolní hlášení nanečisto a s předstihem zjistit a odstranit případné nedostatky.
Anketa
Pro zajímavost byly průběhu webcastu účastníkům položeny dvě anketní otázky, které se týkaly fáze připravenosti společností na zavedení kontrolního hlášení a toho, jakým způsobem společnosti plánují prakticky zajistit svoji přípravu. Výsledky anket jsou následující:
- Více než nadpoloviční většina z dotazovaných (64,7%) již má povědomí o kontrolním hlášení a v současné době čeká na pomoc ze strany dodavatelů účetního softwaru, necelá čtvrtina respondentů má vypracovaný postup příprav, spolupracují s poradci nebo implementují řešení na míru své společnosti. Obě „krajní“ varianty (tj. s přípravou jsme na úplném začátku anebo naopak na kontrolní hlášení jsme již zcela připraveni) získaly necelých 6% hlasů.
- Co se týče konkrétního řešení, které dotazované společnosti plánují zavést, téměř 69% účastníků hlasování zvažuje řešení v rámci účetního softwaru, čtvrtina ještě není rozhodnuta a 6% chystá přípravu kontrolního hlášení zvládnout pomocí Excelu a manuálních (ručních) úprav. Zpracování DPH agendy externí společností nebo využití nástroje mimo účetní systém poměrně překvapivě neplánuje ani jedna z dotazovaných firem.
A jak je na tom s přípravou vaše společnost?
Video naleznete na: https://www.youtube.com/watch?v=UpiPFpzg93I